If you put fences around people, you get sheep

If you put fences around people, you get sheep

Deze uitspraak gebruik ik regelmatig om aan te geven wat er gebeurt als we als managers voortdurend ingrijpen met onze systemen en controleprocedures. Bij het onttrekken van verantwoordelijkheden, creëren we afhankelijkheid ook wel aangeleerde hulpeloosheid genoemd.

De bijenherder

Mooi dat Rini van Solingen in zijn boek de bijenherder deze schapen laat terug komen om bestaande organisaties te duiden. Het blijkt maar weer eens dat een metafoor ontzettend tot de verbeelding spreekt om de overgang van klassiek naar nieuw organiseren kracht bij te zetten. In zijn boek maakt hij voor de medewerkers gebruik van de metafoor ‘van schapen naar bijen’ en dat vraagt van managers de transformatie van ‘herder naar imker’.

In een leuk en luchtig verhaal krijg je 5 lessen aangereikt op de vraag: leidinggeven aan zelfsturende teams, hoe doe je dat?

Opvallend is de opmerking in het voorwoord door Jos de Blok, waarin hij benadrukt: zelfsturing is een middel, geen doel op zich. Doelstelling om tot zelforganisatie over te gaan is wendbaarheid, flexibiliteit en snelheid. En ik vul daarbij aan: de context, marktomstandigheden bepalen welke organisatievorm het best aansluit op deze omstandigheden.

De vijf lessen luiden als volgt:

1. Oogst resultaat frequent

  • Bruikbaar resultaat is de enige maat voor voortgang. Alleen met resultaten die echt af zijn worden klanten geholpen. Stuur dus op het resultaat. Resultaten uitstellen werkt verkeerd. Dan zie je tussentijds geen voortgang en leer je veel te laat wat wel en niet werkt en wat wel of geen waarde heeft.
  • Vaak en regelmatig leveren is cruciaal. Lever vaak, dat maakt klanten blij en dan word je er ook beter in, omdat je het vaker doet. Hoe vaker je resultaat kunt leveren en resultaat kunt zien, hoe eerder je kwaliteit kunt toetsen, hoe meer waardering je voelt en hoe gemotiveerder je wordt.
  • Belonen moet je niet uitstellen. Belonen en complimenteren doe je om mensen te laten stralen. Doe je dat te laat, dan komt dat het werk en de ontwikkeling van je mensen niet ten goede. Dat is zonde.
  • Een vast ritme helpt. Ritme brengt eenvoud en geeft structuur. Dan is altijd duidelijk wanneer het volgende resultaat verwacht kan worden. Daarna gaat de teller weer op nul en kan iedereen een frisse start maken. Sturen op ritme en bruikbaar resultaat is genoeg.

2. Stop met operationele sturing

  • Vertrouw de teams. Een zelfsturend team met experts weet zelf het best wat te doen, en zo niet, dan is dat een kans het te leren. Twijfel niet aan hun kunde en geef hun altijd je vertrouwen.
  • Maak helder waar een team op scoort. Het enige dat telt is de waarde en omvang van het resultaat. Geef ze een doel, maak het resultaat transparant en laat de teams het daarna zelf regelen.
  • Stop met opjagen/blaffen. Vertrouw erop dat teams van nature zo efficiënt en effectief mogelijk willen werken. Gebruik je macht niet. Zorg ervoor dat de teams snappen hoe te handelen in bijzondere situaties. Als jij moet handelen door het uitspreken van je machtswoord, dan is dat een teken dat je te laat bent.
  • Maak jezelf overbodig. Geef teams een doel en laat ze daarna helemaal zelf dat doel behalen. Op het moment dat ze snel keuzes moeten maken, moet volstrekt helder zijn wat een team zelf mag bepalen en wat (nog) niet. Zorg dat jij daarvoor niet nodig bent.

3. Bepaal en bewaak de kaders

  • Laissez-faire is geen leiding geven. Bepaal de kaders, maar laat teams binnen die kaders zelf uitzoeken. Bemoei je niet met het handelen binnen de gegeven kaders.
  • Begin met strakke kaders en verruim bij prestaties. Startende en onervaren teams hebben strakkere kaders nodig met een beperkt aantal teamleden en frequente feedback omdat er snel geleerd moet worden. Ervaren teams die bewezen hebben succesvol te kunnen zijn, verdienen bredere kaders en kunnen ook beter met meer teamleden omgaan; zij mogen dus groeien.
  • Kaders zijn leidend, maar teams beslissen zelf. Kaders mogen nooit ter discussie staan op het moment dat je er last van hebt. Daar zijn ze namelijk voor. Als leidinggevende bewaak jij de kaders. Als de situatie erom vraagt, kan afgeweken worden, maar het kader blijft staan. Later kun je evalueren of het kader nut heeft of ruimer moet, maar niet op het moment zelf.
  • Experimenteer veel en vaak. Door veel te experimenteren leer je sneller wat werkt en wat niet werkt. Zonder te experimenteren kun je niet snel leren. Hoe meer teams er zijn (en hoe kleiner), hoe makkelijker het is om te experimenteren. Beter veel kleine teams dan een paar grote.

4. Waardeer de schijnbare chaos

  • Kijk naar het resultaat, niet naar het proces. Niets is wat het lijkt. Kijk niet naar de eventuele chaos van het proces, maar naar het resultaat. Probeer direct te sturen op resultaat en dat resultaat er kort cyclisch uit te halen. Als de kwaliteit van het resultaat goed is, mag je het proces aan de teams overlaten. Uiteindelijk zijn zij zelf verantwoordelijk.
  • Rituelen bieden houvast. Teams hebben hun eigen manieren om resultaat tot stand te brengen. Deze eigen werkwijzen, principes, dansjes en rituelen zijn van hen. Niet mee bemoeien dus.
  • Houd je hand uit de machine, maar blijf wel opletten. Beheers je en grijp niet in het proces op basis van de zichtbare chaos. Kijk naar het resultaat en de structuur en kwaliteit van dat resultaat. Ingrijpen mag, maar alleen als het resultaat niet goed is en het team zelf niets doet. Dan moet je juist ingrijpen. Als er geen goed resultaat uit een team komt, dan ben jij aan zet.
  • Help stapsgewijs leren. Stel eerst vragen en ga daarna constructief helpen. Werkt dat allemaal niet, verklein dan de kaders, of neem uiteindelijk de beslissing om de teamsamenstelling te veranderen of te stoppen. Help de teams hun antwoorden zelf te leren vinden.

5. Verwijder blokkades

  • Vertrouw altijd op de kunde van het team. Vertrouw erop dat teams van nature altijd het allerbeste resultaat willen. Teams willen hard werken. Als de resultaten tegenvallen, ligt het dus nooit aan het team. Geef hun niet de schuld, maar geef vertrouwen. Zoek naar wat hen tegenhoudt.
  • Zoek de achterliggende bron van problemen. Symptomen bestrijden kunnen teams zelf wel. Het opzoeken en wegnemen van de dieper liggende oorzaak is jouw taak. Ga op zoek naar de belemmeringen die ze zelf niet zien of zelf niet kunnen oplossen. Daar hebben ze jouw hulp voor nodig.
  • Houd afstanden zo klein mogelijk. Hoe kleiner de afstanden hoe minder verspilling. Zet teamleden dicht bij elkaar en zorg voor direct contact met de klant. Geef teams direct zicht op de waarde die ze leveren. Verkort feedbackloops en laat teams de impact die ze voor de klant bewerkstelligen zelf ervaren.
  • Blijf altijd zoeken naar verbetering. Ook als het goed gaat zijn er altijd belemmeringen en blokkades. Verwijder die en het resultaat wordt nog beter. Voor resultaat zorgen de teams namelijk zelf.

6 Laat je ego los

  • Geen ego. Zelfsturende teams kunnen geen manager met een ego gebruiken. Het resultaat is belangrijker dan jouw ego. Haal je energie uit klantwaarde, klanttevredenheid en zelfstandigheid van je teams. Het resultaat is het enige dat telt. Meet het resultaat. Dat bepaalt jouw nieuwe ego.
  • Deze cultuurverandering begint bij jezelf. Jij bent nog steeds belangrijk. Je zet alleen niet langer jezelf, maar anderen in de spotlights: je teams. Je zult aan jezelf moeten werken om het anders te doen dan voorheen.
  • Omarm kritiek. Verwelkom kritiek, zelf als die pijn doet. Wees blij met feedback, verbetervoorstellen en klachten. Alles wat het resultaat verbetert is prima. Meestal ontstaat kritiek doordat je zelf niet hebt opgelet en is het dus je eigen schuld.
  • Geef alle complimenten door aan je teams. Als het goed gaat hebben zij het gedaan, als het misgaat ligt het aan jou. Geef complimenten over het resultaat en moedig de teams aan om boven zichzelf uit te stijgen.

Een aantal waardevolle lessen zijn hiermee geoogst en hiermee wordt opnieuw benadrukt dat de verandering naar zelforganisatie start bij bewustwording en persoonlijk leiderschap van de managers of leiders van de organisatie.

 

Leave a Reply

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Schrijf je in voor de nieuwsbrief van Teal en download gratis het ebook Wendbaar organiseren en Power of Presence. Deze e-mail nieuwsbrief komt maximaal twee keer per jaar.

Je inschrijving is gelukt. Je krijgt een e-mail om te bevestigen dat je je hebt ingeschreven. Klik op de link en dan word je doorgestuurd naar de downloadpagina voor je gratis ebooks!